Klauzula informacyjna o przetwarzaniu danych osobowych

Na podstawie art. 13 RODO (Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679) informujemy:

1. Kto jest administratorem danych

Administratorem danych osobowych jest [DO UZUPEŁNIENIA: imię i nazwisko / firma, adres, NIP 5242399600], prowadzący Szkołę Taekwon-do Guk Gi (dalej: Szkoła). W sprawach danych osobowych można pisać na adres [DO UZUPEŁNIENIA: e-mail] albo na adres pocztowy Szkoły.

2. Czyje dane przetwarzamy

Uczestników zajęć, ich Opiekunów (rodziców), Płatników, osób rezerwujących treningi indywidualne oraz osób, które kontaktują się ze Szkołą.

3. Jakie dane, w jakim celu i na jakiej podstawie

Zapis na zajęcia i prowadzenie zajęć, egzaminy, kontakt w sprawach zajęć — dane: imię i nazwisko, data urodzenia Uczestnika, dane kontaktowe (telefon, e-mail) Uczestnika albo Opiekuna, grupa, obecności, zdobyte stopnie; podstawa prawna: wykonanie umowy — art. 6 ust. 1 lit. b RODO
Rozliczenia: składki, karnety, faktury — dane: dane Płatnika, historia płatności; podstawa prawna: wykonanie umowy (lit. b), a dla dokumentów księgowych — obowiązek prawny (art. 6 ust. 1 lit. c RODO)
Bezpieczeństwo na zajęciach — dane: oświadczenie o braku przeciwwskazań zdrowotnych; informacje o zdrowiu przekazane Trenerowi; podstawa prawna: wyraźna zgoda — art. 9 ust. 2 lit. a RODO [DO OCENY PRAWNIKA]
Dowód akceptacji regulaminu i złożenia oświadczeń — dane: treść zaakceptowanego dokumentu z numerem wersji, data i godzina, adres IP, informacja o przeglądarce, adres e-mail; podstawa prawna: prawnie uzasadniony interes Szkoły: możliwość wykazania zawarcia umowy i obrony przed roszczeniami — art. 6 ust. 1 lit. f RODO
Publikacja zdjęć i nagrań z zajęć — dane: wizerunek; podstawa prawna: zgoda — art. 6 ust. 1 lit. a RODO (osobny dokument, dobrowolny)
Rezerwacja treningu indywidualnego, przypomnienia o terminie — dane: imię i nazwisko, telefon, e-mail, termin; podstawa prawna: wykonanie umowy (lit. b)
Odpowiedź na wiadomości i zapytania — dane: dane podane w wiadomości; podstawa prawna: prawnie uzasadniony interes — art. 6 ust. 1 lit. f RODO
Dochodzenie roszczeń i obrona przed nimi — dane: dane niezbędne w danej sprawie; podstawa prawna: prawnie uzasadniony interes — art. 6 ust. 1 lit. f RODO

Szkoła nie zbiera numeru PESEL ani adresu zamieszkania, chyba że będą potrzebne w konkretnym celu (np. zgłoszenie Uczestnika do zawodów albo egzaminu wymagającego tych danych) — wtedy poinformujemy o tym osobno [DO POTWIERDZENIA].

4. Czy trzeba podać dane

Podanie danych w formularzu zapisu jest dobrowolne, ale bez nich nie możemy zawrzeć umowy i prowadzić zajęć. Zgoda na wykorzystanie wizerunku jest całkowicie dobrowolna — jej brak nie wpływa na udział w zajęciach.

5. Komu przekazujemy dane

Dane mogą otrzymać wyłącznie podmioty, które pomagają nam prowadzić Szkołę, na podstawie umów powierzenia i tylko w potrzebnym zakresie:

dostawca systemu zapisów, rezerwacji i rozliczeń EnterSlot oraz podmioty, z których usług korzysta (hosting i baza danych, wysyłka wiadomości e-mail i SMS),
biuro rachunkowe [DO POTWIERDZENIA],
organizacja Taekwon-do i organizatorzy zawodów lub egzaminów — gdy Uczestnik bierze w nich udział [DO POTWIERDZENIA: nazwa organizacji],
służby medyczne — w razie wypadku na zajęciach,
organy publiczne — gdy wymaga tego prawo.

[DO SPRAWDZENIA: czy dostawcy IT przetwarzają dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym — jeśli tak, dopisać informację o zabezpieczeniach (np. standardowe klauzule umowne).]

Na profilach Szkoły na Facebooku i Instagramie Szkoła jest współadministratorem danych razem z Meta Platforms Ireland Ltd. w zakresie statystyk profilu; zasady przetwarzania przez Meta opisuje polityka prywatności Meta.

6. Jak długo przechowujemy dane

Dane związane z udziałem w zajęciach — przez czas uczestnictwa, a potem do upływu terminów przedawnienia roszczeń. Przy Uczestnikach niepełnoletnich termin ten może być dłuższy, bo roszczenia dziecka o szkodę na osobie nie przedawniają się wcześniej niż 2 lata po osiągnięciu pełnoletności (art. 442¹ § 4 Kodeksu cywilnego) [DO OCENY PRAWNIKA: sposób zapisu retencji].
Dokumenty księgowe (np. faktury) — przez okres wymagany przepisami podatkowymi i o rachunkowości (co do zasady 5 lat od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku).
Dowody akceptacji regulaminu i oświadczeń — tak jak dane związane z udziałem w zajęciach.
Wizerunek — do wycofania zgody.
Dane z wiadomości i zapytań — przez czas potrzebny do odpowiedzi, a jeśli nie doszło do zawarcia umowy — nie dłużej niż [DO POTWIERDZENIA: 12 miesięcy].

7. Jakie masz prawa

Masz prawo:

dostępu do swoich danych i otrzymania ich kopii,
sprostowania (poprawienia) danych,
usunięcia danych — gdy nie ma już podstawy do ich przetwarzania,
ograniczenia przetwarzania,
przeniesienia danych — przy danych przetwarzanych na podstawie umowy lub zgody,
sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie Szkoły,
wycofania zgody w każdej chwili — bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania przed jej wycofaniem. Zgody dobrowolne (np. na wizerunek) wycofasz także samodzielnie w mikrokoncie,
wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).

8. Profilowanie

Szkoła nie podejmuje decyzji w sposób zautomatyzowany i nie profiluje Uczestników.